Вся денежная наличность банка, используемая для выполнения кассовых операций, называется операционной кассой.
Документооборот по приходным кассовым операциям осуществляется таким образом, чтобы выдача квитанций клиентам (юридическим лицам) и зачисление на их счета денежных средств производились только после фактического получения денег в кассу.
Прием денежной наличности от организации производится по объявлениям на взнос наличными, при этом организации могут вносить наличные денежные средства только на свой банковский счет.
В бухгалтерском учете операции по зачислению наличных денежных средств осуществляется на основании приходных кассовых журналов и оформляется проводкой:
Дт 20202 «Касса кредитных организаций»- Кт 405-408 «Расчетный (текущий) счет клиента» – на сумму внесенных денежных средств.
В конце операционного дня на основании приходных документов кассир составляет справку о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых им денег.
Справка подписывается кассиром, и указанные в ней кассовые обороты сверяются с записями в кассовых журналах операционных работников. Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовых журналах и операционных работников – на справке кассового работника.
Принятая в течение операционного дня денежная наличность вместе с приходными документами и справкой о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов сдается заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).
Денежная наличность может приниматься от организаций упакованной в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целостности упаковки. В банке ведется список организаций, сдающих денежную наличность в инкассаторских сумках, с указанием в нем наименования организаций, количества и номеров закрепленных за каждой организацией сумок.
Кассир организации формирует подлежащие сдаче сумки с денежной наличностью, вкладывая в сумку первый экземпляр препроводительной ведомости; второй и третий экземпляры – соответственно, накладная к сумке и копия препроводительной ведомости представляются в банк вместе с сумкой.
Кассир банка при приеме сумки с денежной наличностью и другими ценностями осуществляет ее проверку. В случае предъявления сумки, имеющей дефекты упаковки, прием находящихся в ней ценностей осуществляется полистным, поштучным пересчетом. После приема сумки кассир подписывает третий экземпляр препроводительной ведомости, проставляет печать и возвращает его представителю клиента, а также выдает ему порожнюю сумку.
Пересчет денежной наличности, принятой в сумках, может производиться в приходной кассе или кассе пересчета. Все поступившие в течение операционного дня наличные деньги должны быть оприходованы в операционную кассу в тот же день.
Прием денежной наличности от организаций, сумок с денежной наличностью и другими ценностями от инкассаторов после окончания операционного дня банка производится вечерними кассами.
Прием кассиром вечерней кассы сумок с денежной наличностью и другими ценностями от старшего бригады инкассаторов производится в присутствии одного или нескольких членов бригады инкассаторов.
Старший бригады инкассаторов предъявляет операционному работнику вечерней кассы вторые экземпляры препроводительных ведомостей – накладные к сумкам, явочные карточки и служебные удостоверения.
Операционный работник проверяет соответствие записей в накладных и явочных карточках, регистрирует подлежащие приему от инкассаторов сумки в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок. После этого операционный работник проверяет соответствие количества сдаваемых сумок в кассу данным справки о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках и возвращает явочные карточки инкассаторам.
Кассир при приеме сумок с денежной наличностью и другими ценностями от инкассаторов проверяет:
- не имеют ли поступившие сумки каких-либо повреждений или дефектов (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, отжатых или поврежденных пломб, разрыва шпагата или узлов на шпагате и др.);
- наличие четких и целых оттисков пломбиров на пломбах, которыми опломбированы сумки, и соответствие их имеющимся образцам;
- соответствие номеров сумок, сдаваемых инкассаторами, номерам, указанным в накладных к сумкам.
После приема сумок от инкассаторов операционный и кассовый работники сверяют фактическое количество принятых сумок с количеством, указанным в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, и вместе с одним или несколькими членами бригады инкассаторов подписывают оба экземпляра журнала. Второй экземпляр журнала учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок передается старшему бригады инкассаторов.
Об общем количестве принятых вечерней кассой сумок с денежной наличностью и порожних сумок составляется справка Суммы денежной наличности, указанные в накладные к сумкам, сданным предприятиями через инкассаторов в вечернюю кассу без пересчета, служат для отражение их в бухгалтерском учете. Эти суммы должны быть оприходованы по кредиту временного лицевого счета клиента–сдатчика, открываемого на пассивном балансовом счете 40906 «Инкассированная денежная выручка». Этот счет используется в тех случаях, когда по каким-либо причинам проинкассированная накануне денежная выручка не пересчитана и не может быть зачислена на счет клиента и в кассу банка. Учет проинкассированной выручки до пересчета ведется на балансовом счете 20209 «Денежные средства в пути».
Таким образом, оприходование проинкассированной выручки до пересчета осуществляется следующей проводкой:
- Дт 20209 «Денежные средства в пути»
- Кт 40906 «Инкассированная денежная выручка – на сумму проинкассированной выручки согласно накладной.
Пересчет денежной наличности, поступившей в вечернюю кассу, производится не позднее следующего рабочего дня. На следующий день кассовый и операционный работники сдают сумки с денежной наличностью и другими ценностями и накладные к ним, порожние сумки в кассу пересчета. Пересчет денег из сумок, доставленных инкассаторами, производится кассирами в присутствии работника кассы пересчета, выполняющего контрольные функции (контролирующего работника).
Сумки с денежной наличностью, доставленные инкассаторами после операционного дня, и накладные к ним контролирующий работник кассы пересчета принимает от работников вечерней кассы с проверкой целостности сумки и соответствия номера принимаемой сумки номеру, указанному в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, и расписывается в справке о принятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью и порожних сумках. Также ему передаются порожние сумки, журнал учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, справка о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках.
Контролирующий работник проверяет соответствие номера принимаемой сумки номеру, указанному в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок.
Учет сумок, выданных на пересчет кассирам, и результатов пересчета ведется контролирующим работником в контрольной ведомости по пересчету денежной наличности. Контролирующий работник выдает кассиру для пересчета сумку, предварительно отражая ее номер в контрольной ведомости. Кассир вскрывает сумку, вынимает из нее деньги и передает порожнюю сумку, пломбу и препроводительную ведомость к ней контролирующему работнику.
После пересчета вложенной в сумку денежной наличности кассовый и контролирующий работники сверяют фактически оказавшиеся в сумке суммы денег с суммами, указанными на лицевой и оборотной сторонах препроводительной ведомости.
При тождественности сумм кассовый и контролирующий работники подписывают препроводительную ведомость. Контролирующий работник фиксирует сумму просчитанной денежной наличности в контрольной ведомости.
При расхождении суммы, фактически оказавшейся в сумке, с суммой, указанной в препроводительной ведомости, кассовый работник сверяет с контролирующим работником сумму пересчитанных денег по достоинствам и вторично пересчитывает денежные знаки того достоинства, в сумме которых выявлены расхождения.
При подтверждении недостачи или излишка, а также при выявлении неплатежных, сомнительных денежных знаков составляется акт на лицевой стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке, заверенные подписями кассового и контролирующего работников. После вскрытия всех сумок и пересчета денег контролирующий работник выводит суммы пересчета денежной наличности по каждому кассиру в контрольных ведомостях и передает препроводительные ведомости и накладные к сумкам заведующему кассой. Накладные к сумкам направляются операционным работникам для записи результатов пересчета выручки в кассовый журнал по приходу и для отражения в бухгалтерском учете.
Если при пересчете проинкассированной клиентом денежной выручки расхождений сумм не выявлено, то в учете выполняется проводка по зачислению сумм выручки в кассу банка и на счет клиентасдатчика:
- Дт 202002 «Касса кредитных организаций»
- Кт 20209 «Денежные средства в пути» – на сумму проинкассированной выручки.
И одновременно:
- Дт 40906 «Инкассированная денежная выручка»
- Кт 405-408 «Расчетный (текущий) счет клиента – на сумму проинкассированной выручки.
Если при пересчете проинкассированной клиентом денежной выручки выявлен излишек, то в учете выполняйся проводка по корректировке суммы, зачисленное на счета до пересчета. Корректировка осуществляется согласно акту об излишках, составленному на лицевой стороне накладной:
- Дт 20209 «Денежные средства в пути»
- Кт 40906 «Инкассированная денежная выручка» – на сумму излишка по акту.
После этой проводки по дебету счета 20209 и кредиту счете 40906 отразится сумма, фактически оказавшаяся в сумке. Зачисление проинкассированной выручки в кассу банка и на счет клиента-сдатчика осуществляется следующими проводками:
- Дт 202002 «Касса кредитных организаций»
- Кт 20209 «Денежные средства в пути» – на фактическую сумму проинкассированной выручки.
И одновременно:
- Дт 40906 «Инкассированная денежная выручка»
- Кт 405-408 «Расчетный (текущий) счет клиента» – на фактическую сумму проинкассированной выручки.
Если при пересчете проинкассированной клиентом денежной выручки выявлена недостача, то в учете выполняется проводка по корректировке суммы, зачисленной на счета до пересчета. Корректировка осуществляется согласно акту о недостаче, составленному на лицевой стороне накладной:
- Дт 40906 «Инкассированная денежная выручка»
- Кт 20209 «Денежные средства в пути» – на сумму недостачи по акту.
После этой проводки по дебету счета 20209 и кредиту счета 40906 отразится сумма, фактически оказавшаяся в сумке. Зачисление проинкассированной выручки в кассу банка и на счет клиента-сдатчика осуществляется в порядке, изложенном выше.