Для совершения расходных кассовых операций заведующий кассой выдает кассирам расходных касс под отчет необходимую сумму денег под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).
Выдача наличных денег организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам. Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек операционному работнику. При наличии на счете клиента остатка средств, достаточных для оплаты чека;
операционный работник проверяет: обоснованность требований клиента на выплату наличных денег, а также проверяет правильность заполнения чека; тождественность подписей и печати чекодателя с образцами, представленными банку; соответствие номера чека номерам в чековой книжке, выданной этому клиенту. После соответствующей проверки операционный работник выдает клиенту контрольную марку от денежного чека для предъявления в кассу, а чек передает контролеру по расходным кассовым операциям.
Контролер, убедившись в наличии на оборотной стороне чека разрешительной надписи операциониста на оплату чека и росписи в получении денег, повторно проверяет правильность заполнения чека, тождественность подписей и печати клиента образцам, представленным банку. Затем операционный работник проставляет на оборотной стороне чека свою подпись, регистрирует сумму чека в кассовом журнале по расходу и передает денежный чек кассиру.
После получения денежного чека от контролера кассир проверяет: наличие подписей должностных лиц банка, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимся образцам; тождественность сумм, проставленных в денежном чеке цифрами и прописью; наличие на денежном чеке расписки клиента в получении денег и данных его паспорта или удостоверения личности.
После этого кассир подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче, вызывает получателя денег, сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку. Затем кассир повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента, выдает деньги получателю и подписывает чек.
В бухгалтерском учете расходные кассовые операции отражаются на основе кассового журнала по расходу после сверки его операционным работником и кассиром. Суммы наличных денег списываются с банковских счетов клиентов – получателей средств, что отражается в учете следующей проводкой:
- Дт 405-408 «Расчетный (текущий) счет клиента»
- Кт 20202 «Касса кредитных организаций» – на сумму, списанную со счета клиента по денежному чеку.
В конце операционного дня кассир сверяет сумму полученных им под отчет денег с суммами, указанными в расходных документах, и фактическим остатком денег, после чего составляет справку, в которой указывается сумма аванса, полученная под отчет в начале дня, сумме выданных за день денег и остаток денег на конец дня. После чего кассир подписывает справку, а приведенные в ней кассовые обороты сверяете записями в кассовых журналах операционных работников.
Сверка оформляется подписями кассира – в кассовых журналах и операционных работников – в справке кассира.
Остаток наличных денег, расходные кассовые документы, отчетную справку кассир сдает заведующему кассой под расписку в Книге учета принятых и выданных денег (ценностей).
Если заведующий кассой производит приходные и расходные кассовые операции в одном лице, то им составляется только одна сводная справка о кассовых оборотах.
Если остаток кассовой наличности на конец дня ниже установленного лимита операционной кассы, банк должен произвести подкрепление операционной кассы.
В том случае, если банку необходимо подкрепить свой корреспондентский счет в РКЦ, денежная наличность сдается из операционной кассы в РКЦ. Доставка денежной наличности, сдаваемой в РКЦ, как правило, осуществляется инкассаторами.
Денежная наличность, выданная из кассы инкассатору, отражается по дебету балансового счета 20209 «Денежные средства в пути», на котором она числится до получения банком выписки с его корреспондентского счета в РКЦ:
- Дт 20209 «Денежные средства в пути»
- Кт 20202 «Касса кредитных организаций» – на сумму инкассированных наличных денег.
Сумма инкассированной денежной наличности поступает через инкассатора в кассу РКЦ и зачисляется на корреспондентский счет банка. После получения банком выписки с его корреспондентского счета в РКЦ выполняется следующая проводка:
- Дт 30102 «Корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России»
- Кт 20209 «Денежные средства в пути» – на инкассируемую сумму, зачисленную на корсчет банка.
При наличии в банке банкоматов его загрузка денежной наличностью производится по расходному кассовому ордеру ответственного работника, назначенного письменным распоряжением руководителя банка.
Учет наличных денежных средств, находящихся в банкоматах (в рублях и иностранной валюте), ведется на активном балансовом счете 20208 «Денежные средства в банкоматах». Наличные денежные средства, вложенные в банкомат, отражаются по дебету этого счета в корреспонденции со счетом кассы:
- Дт 20208 «Денежные средства в банкоматах»
- Кт 20202 «Касса кредитных организаций» – на сумму, вложенную в банкомат
При разгрузке банкомата кассир выводит из него распечатку о суммах денег, выданных на основании банковских карточек и находящихся в банкомате на момент вскрытия, изымает из него кассеты с остатками денежной наличности и загружает новые кассеты.
На основании распечатки операционный работник выписывает приходный кассовый ордер на сдаваемую в кассу денежную наличность и расходный кассовый ордер, отражающий выдачу денежных средств из банкомата по банковским карточкам клиентов.
Заведующий кассой принимает от кассира денежную наличность, изъятую из банкомата, сверяет ее с распечаткой и расписывается в приходном и расходном кассовых ордерах.
Разгрузка банкомата отражается в учете по кредиту счета 20208 в корреспонденции со счетом кассы:
- Дт 20202 «Касса кредитных организаций»
- Кт 20208 «Денежные средства в банкоматах» – на сумму, изымаемую из банкомата.